Digitalisierung erleben

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Konferenz ist überall: Mit digitalen Meetings wertvolle Zeit und bares Geld sparen

Mit digitalen Meetings wertvolle Zeit und bares Geld sparen

Mitarbeiter verbringen durchschnittlich mehr als einen halben Arbeitstag pro Woche in Meetings, die für ihre eigentliche Arbeit gar nicht relevant sind. Bei Führungskräften ist es sogar doppelt so viel. Pro Jahr kommen bei ihnen gut und gerne 500 Meeting-Stunden zusammen. Diese Zahlen gehen aus einer Analyse des Marktforschungsinstituts Harris hervor. Rechnet man die Vor- und Nachbereitung der Besprechungen hinzu oder sogar die Zeit für die An- und Abreise, dann ist die Hälfte der Arbeitszeit vorüber – ohne überhaupt produktiv tätig gewesen zu sein. Doch das geht auch anders!

Weniger Geschäftsreisen – mehr produktive Arbeitszeit

Im Zuge der Digitalisierung sind Web-Konferenzen zunehmend auf dem Vormarsch. Ihre Vorteile liegen auf der Hand: Sie erlauben die ortsunabhängige Teilnahme an globalen Meetings und bringen verteilte Teams zusammen. Ohne Anfahrts- und Übernachtungskosten. Und ohne stunden- oder gar tagelange An- und Abreise. Das macht sich vor allem monetär bemerkbar. Rechnet man pro Geschäftsreise pauschal mit 250 Euro Budget, sind das bei zehn Teilnehmern bereits 2.500 Euro. Nicht zu vergessen der Zeitaufwand! Wären die zehn Teilnehmer mit Bus und Bahn oder Flugzeug jeweils zehn Stunden unterwegs gewesen, hätten sie zusammen 100 Arbeitsstunden verloren. Geht man von einer durchschnittlichen 40-Stunden-Woche aus, entspricht das exakt der Arbeitszeit von 2,5 Wochen.

Viel Zeit und Geld also, das Sie mit einer Web-Konferenz komplett sparen können, denn hierbei holen Sie die Entscheider ohne Reiseaufwand virtuell an einen Tisch.

Verteilte Teams virtuell an einen Tisch bringen

Verteilte Teams wird es in Zukunft immer häufiger geben. Einer Studie der Universität Göttingen zufolge arbeiten schon heute allein im IT-Bereich 42 Prozent der Mitarbeiter nicht mehr vor Ort zusammen, sondern sind über den gesamten Globus verteilt. Dieser Trend führt einerseits zu höherer Produktivität, schließlich können auf diese Weise die weltweit besten Köpfe für ein Projekt zusammenkommen. Andererseits erhöht diese Form des Arbeitens auch den Abstimmungsbedarf. Was früher in der Kaffeeecke oder auf dem Flur besprochen wurde, muss nun auf Distanz funktionieren. E-Mails führen dabei häufig zu Missverständnissen und hohen Zeitverlusten. Klassische Telefonate bringen immer nur zwei Gesprächspartner auf den aktuellen Stand.
Ganz anderes mit Audio-Konferenzen! Auf diesem Weg lassen sich sehr viele Teilnehmer vernetzen – per Telefon, Smartphone oder Tablet. Die einzelnen Gesprächspartner laden Sie von Ihrem Laptop aus einfach per Mausklick ein und fügen sie zum vereinbarten Termin auch mit nur einem Tastendruck zur Konferenz hinzu. So holen Sie alle Beteiligten an einen – virtuellen – Tisch und bringen sich in Echtzeit auf den neuesten Stand. Und müssen Sie während der Konferenz sensible Informationen austauschen, können Sie einzelne Teilnehmer sogar vorübergehend stumm schalten.

Arbeiten, wann und wo Sie wollen

Gerade bei globalen Teams haben virtuelle Konferenzen einen weiteren klaren Mehrwert: Statt für ein Telefonat mit Projektpartnern aus Übersee bis spät in die Nacht im Büro auszuharren, können Sie das Gespräch via Web-Konferenz auch einfach im Home-Office oder im Wohnzimmer annehmen. Diese neue Freiheit kommt auch dem Streben nach einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben entgegen, was insbesondere die junge Generation Y nachhaltig einfordert.
Mit modernen Tools für die Zusammenarbeit sind Sie immer und überall erreichbar – ohne Wartezeiten unproduktiv totschlagen zu müssen. Ein Projektmeeting, bevor der Kindergarten öffnet? Oder eine kurze Abstimmung kurz nach Feierabend? Kein Problem! So wird permanente Erreichbarkeit nicht zum lästigen Übel, sondern zum attraktiven Mehrwert, der allen Beteiligten entgegenkommt – dem Mitarbeiter ebenso wie dem Unternehmen. Denn zufriedene Angestellte arbeiten bekanntlich wesentlich produktiver und fühlen sich ihrem Arbeitgeber stärker verbunden. Ort- und zeitunabhängig einsetzbare Audio- und Video-Konferenzen können dazu einen erheblichen Beitrag leisten!
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