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Lassen Sie sich nicht von der E-Mail-Flut überrollen

Lassen Sie sich nicht von der E-Mail-Flut überrollen

Kommunizieren Sie mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern überwiegend per E-Mail? Dann sind Sie nicht alleine! Im vergangenen Jahr wurden in Deutschland zirka 626 Milliarden E-Mails versendet. 2017 soll sich die Zahl um weitere 100 Milliarden erhöhen. Auf die einzelne Führungskraft heruntergebrochen sind das rund 30.000 E-Mails, die im Postfach landen – und dann gesichtet, sortiert, gelöscht, weitergeleitet oder beantwortet werden müssen. Das fand die Beratungsfirma Bain & Comany in ihrer Studie „Managing Your Scarcest Resources“ heraus.

Jede vierte Arbeitskraft bleibt ungenutzt

In Folge dessen verbringen die Mitarbeiter täglich bis zu zwei Stunden mit der Bearbeitung ihrer elektronischen Post. Bei einem achtstündigen Bürotag ist das genau ein Viertel der Arbeitszeit. Noch deutlicher wird der hohe Ressourceneinsatz beim Blick auf die gesamte Belegschaft: In einem Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern belaufen sich die zwei Stunden E-Mail-Zeit auf einen wöchentlichen Zeitverlust von 10.000 Arbeitsstunden. Damit verbringen 250 Mitarbeiter ihre komplette Zeit nur mit dem Bearbeiten von E-Mails. Oder anders ausgedrückt: Die Arbeitskraft jedes vierten Mitarbeiters bleibt ungenutzt.

Hier schlummern folglich immense Einspar- und Optimierungspotenziale. Zwar ist und bleibt die E-Mail ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Aber es gibt durchaus Alternativen, die Zeit sparen und die oft überflüssige E-Mail-Flut nachhaltig eindämmen können – und so wertvolle Ressourcen freisetzen.

Chats und Instant Messaging für den „kurzen Dienstweg“

Insbesondere intern, aber auch in der Zusammenarbeit mit externen Partner und Freelancern bieten Chats und Instant Messaging gute Alternativen zur eher schwerfälligen E-Mail. Statt „ins Blaue hinein“ eine E-Mail zu schreiben –und dann im Ungewissen zu bleiben und auf eine Antwort zu hoffen, offenbaren die beiden Kommunikationskanäle schon von Haus aus mehr Informationen zum Gesprächspartner. Sie sehen auf einen Blick, ob der andere gerade erreichbar ist, ob er sprechen oder nur schriftlich antworten kann. So wissen Sie von Anfang an, ob Sie mit einer schnellen Reaktion auf Ihre Nachricht rechnen können oder sich im Zweifel lieber an einen anderen Kollegen wenden. Chat- und Instant-Messeging-Tools geben Ihnen durch visuelle Reize, zum Beispiel ein Ampelsystem, in Echtzeit Auskunft über die Verfügbarkeit potenzieller Kommunikationspartner.
Apropos Echtzeit: Gerade dieser Aspekt ist im Tagesgeschäft entscheidend. Nicht umsonst heißt es: Zeit ist Geld. Wenn Sie also dringend eine Information benötigen, bremst Sie die E-Mail – und das Warten auf eine Antwort – häufig in ihrem Arbeitsfluss. Chats und Instant-Messaging-Dienste lassen sich hingegen reibungslos in Ihre Workflows integrieren und bieten prompte Unterstützung.

Kurze Web-Meetings statt langer Rundmails

Auch Web-Meetings bieten eine komfortable Alternative zur E-Mail. Statt komplexe Sachverhalte in unzähligen, zeitraubenden und oft missverständlichen Rundmails mit zahlreichen sperrigen Dateianhängen in verschiedenen Versionen zu diskutieren, reicht ein Klick in Ihrem Kommunikationscockpit – und Sie sind mit allen Beteiligten vernetzt. Entweder telefonisch via Voice-over-IP (VoiP) oder auf Wunsch auch visuell in Form einer Videokonferenz. So können Sie offene Punkte schnell und effizient besprechen –und sich im Handumdrehen wieder Ihrer eigentlichen Arbeit widmen.

Auf diese Weise wird nicht nur der E-Mail-Flut Einhalt geboten. Sie sparen wertvolle Zeit bei der Kommunikation, entlasten Ihre Speicherressourcen und können sich den wirklich wichtigen Aufgaben in Ihrem Business widmen.

Noch mehr Informationen im neuen E-Book

Wie Sie Ihre Kommunikation auf verschiedene Kanäle verteilen und dadurch wertvolle Zeit und bares Geld sparen, das lesen Sie ausführlich im neuen E-Book „Digitales Arbeiten“.

 

Chats, VoIP & Co.: So kommen Sie mit Ihren Kunden ...
Wo stehen Sie auf dem Weg zum Digital Leader?
 

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