Vernetzt: Die Digitalisierung fordert ein Mehr an Kommunikation

Geschäftsbrief, E-Mail oder doch lieber ein Fax? Noch vor wenigen Jahren waren die verfügbaren Medien sehr übersichtlich und klar voneinander abgegrenzt. Heute sieht es ganz anders aus: Mit der Digitalisierung sind die Kommunikationstools förmlich explodiert. Heute stehen für die Kontaktaufnahme und den Informationsaustausch unzählige Möglichkeiten zur Verfügung.

Das ist einerseits gut, denn so gibt es für jeden Anlass das richtige Medium. Andererseits verliert man auch schnell den Überblick. Hier gilt es, die Spreu vom Weizen zu trennen. Was ist für mittelständische Unternehmen tatsächlich sinnvoll oder gar unverzichtbar?

Verändertes Kommunikationsverhalten

Die Welt scheint sich immer schneller zu drehen. Produktlebenszyklen verringern sich genauso wie die Halbwertzeit von Wissen. Die Informationsflut steigt und wir müssen in immer kürzer werdenden Abständen immer mehr leisten. Die Globalisierung verschärft diesen Trend zusätzlich. Denn über den gesamten Erdball verteilte Teams erhöhen den Abstimmungsbedarf. Redundanter Datenhaltung muss hier von vornherein ein Riegel vorgeschoben werden. Wichtig ist, dass alle stets topaktuell informiert sind und nur an den neuesten Projektdokumenten arbeiten. Daher ist Kommunikation in Echtzeit oberstes Gebot. Chats und Instant Messaging für den schnellen Austausch

Für Status-Updates oder kurze Abstimmungen auf dem „kurzen Dienstweg“ eignen sich insbesondere Chats und Instant Messaging. Beide Kommunikationskanäle haben den großen Vorteil, dass Sie schon vor der Kontaktaufnahme sehen, ob Ihr Gesprächspartner gerade online ist. Vor allem wenn Sie eine unverzügliche Antwort benötigen, ist dieses Wissen Gold wert.

Das Intranet als Zusammenarbeits-Cockpit

Für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten empfiehlt sich ein Social Intranet. Darüber lassen sich auch sensible Daten sicher austauschen. Zudem haben alle zugriffsberechtigen Mitarbeiter Zugang zu relevanten Unterlagen und können sie gemeinsam weiterentwickeln. Status- und Verlaufsangaben machen Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Komponenten aus dem Werkzeugkasten der Sozialen Zusammenarbeit erlauben zudem Kommentare. So können sich beispielsweise Projektdokumentationen dynamisch entwickeln.

Intranets bzw. interne Social Networks bieten aber auch die Möglichkeit, Projektmitarbeiter spontan zu einem Web-Meeting, einer Audio- oder Videokonferenz einzuladen. Gerade bei größerem Abstimmungsbedarf sind solche Online-Besprechungen häufig das beste Mittel der Wahl. So lassen sich auch komplexe Sachverhalte schnell und im direkten Austausch besprechen. Müssen Entscheidungen anhand von Dokumenten herbeigeführt werden, lassen sich Präsentationen oder Verträge direkt aus dem Intranet aufrufen und für alle Teilnehmer verfügbar machen. So hat jeder die Diskussionsgrundlage vor Augen.

Das Intranet fungiert damit als Zusammenarbeits-Cockpit. Es ist Informationsdrehscheibe und Kommunikationsplattform in einem. Je nach Anlass wählt man exakt den Kanal und das Medium, das gerade am geeignetsten erscheint.

E-Mails sind oft nur noch zweite Wahl

Und die klassische E-Mail? Hat sie damit ausgedient? Soweit wird es wohl nicht kommen. Aber die E-Mail ist nicht mehr das Kommunikationsmedium Nummer eins, das für jeden Zweck dient. Mittlerweile ist die E-Mail nämlich vergleichsweise langsam. Sie eignet sich insbesondere für Informationen, die nicht sofort vorliegen müssen. Denn Sie sehen weder, ob der angesprochene Kollege überhaupt online ist noch ob er Ihre elektronische Post schon gelesen hat.

Und auch Dokumente tauschen Sie künftig eher selten per E-Mail aus. Die großen Dateianhänge kosten nur unnötigen Speicherplatz. Innerhalb Ihres Intranets funktioniert der Austausch hingegen wesentlich schneller und ressourcenschonender. Und dank einer intelligenten Suche finden Sie gespeicherte Dokumente dort auch auf Knopfdruck wieder. Und zwar in der jeweils aktuellsten Version. Das spart Zeit und Nerven.

Noch mehr Informationen im neuen E-Book

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