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Vom Post-it zu Swipe and Tap – Arbeiten 4.0 im Mittelstand

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Bei meinen vielen Besuchen in mittelständischen Unternehmen erlebe ich immer wieder Situationen, die den derzeitigen Einzug von Arbeiten 4.0 herrlich widerspiegeln. Das Szenario sieht – etwas überspitzt dargestellt – so aus: Ein Büro mit zwei Arbeitsplätzen. Auf der einen Seite sitzt ein älterer Kollege. Nennen wir ihn mal Herbert. Sein Schreibtisch ist mustergültig aufgeräumt. Alle Akten wurden ordentlich nach Vorgängen gestapelt, die Wiedervorlagemappe wartet auf Aufmerksamkeit, die sie auch bekommt, sobald die Post-it-Aufkleber am Bildschirm abgearbeitet sind.

Herbert ist jeden Tag pünktlich um 9:00 Uhr im Büro und verlässt es üblicherweise genauso pünktlich um 17:00 Uhr. Zwischendurch arbeitet er fleißig, profitiert dabei vor allem von seinem Wissen, das er über Jahrzehnte erworben hat. Unvorhergesehenes mag er nicht so gern. Aber er kann damit umgehen, wenn es sein muss. Herbert steht für Qualität und Zuverlässigkeit.

Auf der anderen Seite arbeitet Nadine. Sie kommt recht frisch von der Uni. Auf ihrem Schreibtisch liegt meistens nichts außer ihrem Tablet und dem Smartphone. Nadine kommt und geht unregelmäßig, sie arbeitet mal hier, mal da. Kommuniziert ständig mit Kunden, Lieferanten und Partnern und sprüht vor Ideen, die sie auch gleich umsetzen möchte. Deshalb laufen bei ihr ständig Videokonferenzen, sie chattet über Instant Messenger und treibt so ihre Projekte voran.

Herbert weiß nie so genau, wann sie kommt, wo sie ist und mit wem sie zusammenarbeitet. Das liegt nicht daran, dass Nadine diese Informationen verheimlicht. Herbert hat es bisher versäumt, sich in die Abläufe eines modernen Unternehmens einzuarbeiten. Echtzeitkommunikation beschränkt sich bei ihm auf das Tischtelefon. Termine stehen in seinem Kalender, der sehr schön in Leder gebunden ist, sich allerdings so gar nicht für Zusammenarbeit eignet. Deshalb schaut Herbert mit Skepsis auf die agile Kollegin. Diese wiederum würde gern vom Wissen des älteren Kollegen profitieren, doch der Zugang fällt schwer. Irgendwie reden beide aneinander vorbei.

Entwicklung und Kulturwandel fördern - eine der Hauptaufgaben für das Management

Diese, hier zwar fiktive, in der Realität jedoch tausendfach vorkommende Situation zeigt eine der Hauptaufgaben für das Management mittelständischer Unternehmen. Sie müssen moderne Arbeitsformen einführen und einen Kulturwandel vorantreiben. Nur so bleiben sie auch konkurrenzfähig. Dazu gehören sowohl die technische Ausstattung im Unternehmen als auch die zeitgemäßen Abläufe, welche durch technischen Fortschritt erst möglich werden. Hinzu kommt das Recruiting von Mitarbeitern, die diesen Fortschritt nicht nur leben, sondern auch forcieren. Auf der anderen Seite müssen Sie ältere und nicht minder wertvolle Mitarbeiter dazu animieren, sich den Veränderungen zu stellen. Dieser Kulturwandel erfordert insbesondere vom Management viel Einfühlungsvermögen und eine Vorbildfunktion. Das bedeutet für jüngere Manager, dass sie den Umgang mit moderner Technik nicht bedingungslos voraussetzen, sondern ältere Mitarbeiter an die neuen Unternehmensprozesse heranführen, sie motivieren und überzeugen. Bei älteren Managern geht es um so mehr um eine Vorbildfunktion. Sie müssen sich zuerst umstellen und ihren Mitarbeitern Arbeiten 4.0 vorleben.

Einfache Bedienbarkeit unterstützt beim Change Management

Gerade in diesem Kulturwandel sehen wir eine klare Aufgabe für uns als Hersteller. Deshalb legen wir unseren Fokus neben vielen technischen Innovationen „unter der Motorhaube“ auch auf die einfache Bedienbarkeit unserer Lösungen. Mit Avaya Equinox oder Avaya Vantage haben wir Lösungen entwickelt, die einerseits alle modernen UC-Kommunikationswerkzeuge bereitstellen, andererseits auch sehr einfach und intuitiv zu bedienen sind. Das verkürzt den Lernaufwand erheblich und führt in vielen Fällen dazu, dass die neuen Lösungen inklusive der damit verbundenen modernen Prozesse schnell eingeführt werden können.

Hinzu kommt, dass wir insbesondere mit Avaya Vantage eine ganz neue Art von Geräten entwickelt haben. Aus dem Telefon wird ein interaktives Device, das dank Android Betriebssystem viele Anwendungen ausführen kann. Die Bedienung entspricht den vom Smartphone gewohnten Gesten und ist dadurch intuitiv zu erlernen.

Es ist oft nur der fehlende Anstoß. Ein kleiner motivierender Schubser reicht oft aus, denn die Vorteile moderner Kommunikation überwiegen zweifellos die Vorurteile. Ob der Schubser bei Herbert von Nadine oder seinem Manager kam, lass ich mal dahingestellt. Ich bin sicher, die Post-its sind inzwischen verschwunden.

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