Tag für Tag kämpfen Ärzte, Pflegepersonal und Helfer mit neuen Herausforderungen. Schichtpläne müssen trotz dünner Personaldecke gefüllt werden, Patienten kommen und gehen, Notfälle werfen alles durcheinander. In diesem geordneten Chaos den richtigen Ansprechpartner zu finden – und auch zu erreichen – gerät oft zur Geduldsprobe.

Teamkalender als Grundlage für bessere Erreichbarkeit

Wenn ich weiter oben von geordnetem Chaos geschrieben habe, dann meine ich damit, dass sich die Mitarbeiter der Herausforderung durchaus bewusst sind. Sie tun alles dafür, die vorhersehbaren Herausforderungen zu planen. Damit schaffen Sie den Freiraum für die unvorhersehbaren Herausforderungen wie beispielsweise medizinische Notfälle oder Ausfälle beim Personal.

Sorgfältig gepflegte Teamkalender mit den Schichtplänen aller Mitarbeiter, deren Vertretern und möglichen Kontaktoptionen helfen dabei enorm. Auf dieser Basis lässt sich die Erreichbarkeit der Mitarbeiter über automatisierte Prozesse deutlich verbessern.

Erreichbarkeit automatisieren und optimieren

Wir haben aus der täglichen Praxis bei unseren Kunden gelernt, dass klare Regeln und definierte Prozesse die Erreichbarkeit stark verbessern. Diese Erfahrungen haben wir nun einem Smarten Team Assistenten zugrunde gelegt. Darin lassen sich die gewünschten Kontaktwege auf Basis der Teamkalenders und der persönlichen Endgeräte sowie Kontaktpräferenzen exakt festlegen.

Mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten

Wie das zu effektiveren Prozessen und mehr Zufriedenheit bei allen Beteiligten führt, möchte ich in einem Beispiel veranschaulichen.
Ein Angehöriger möchte den diensthabenden Arzt sprechen. Er braucht dafür nur die zentrale „diensthabender Arzt Nummer“, denn alle anderen Informationen werden aus dem Teamkalender gelesen. In unserem Beispiel erkennt das System, dass Dr. Mayer Dienst hat, jedoch zur Zeit des Anrufes in der Visite ist. Für diesen Fall wurde zuvor festgelegt, dass der Anrufer eine Ansage hört. Diese teilt dem Anrufer mit, dass der zuständige Arzt derzeit auf der Station unterwegs ist und keine Anrufe entgegennehmen kann. Per Sprachdialogsystem werden weitere Optionen angeboten. Diese hat Dr. Mayer zuvor festgelegt: So kann der Anrufer entscheiden, ob er einen Stellvertreter sprechen, eine Nachricht auf dem persönlichen Smartphone hinterlassen oder später noch mal anrufen möchte.